RESUMEN – AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

Practicas para promover el derecho de los individuos a una notificación adecuada de usos y divulgaciones de Información Médica Protegida (PHI), sus derechos individuales y las obligaciones legales de la clínica del Charter Oak Health Center con respecto a Información Medica Protegida (PHI).

Generalmente. Una persona tiene derecho a un pre-aviso adecuado de los usos y divulgaciones de PHI que se pueden llevar a cabo por Charter Oak Health Center y los derechos dicha clínica posee con respecto a la divulgación de dicha información (PHI).

Contenido del Aviso.

  1. Elementos Requeridos. Charter Oak Health Center debe proporcionar un aviso escrito en un lenguaje sencillo que contenga los siguientes elementos:
    • Titulo. Un titulo prominente que contenga las siguientes declaraciones: “ESTE AVISO DESCRIBE LA INFORMACION MEDICA SOBRE USTED QUE PUEDE SER UTILIZADA, REVELADA Y DE COMO USTED PUEDE TENER ACCESO A DICHA INFORMACION. POR FAVOR LEA CON CUIDADO.”
    • Uso y Revelaciones. El aviso debe tener:
      • Una descripción que incluya por lo menos un ejemplo del tipo de usos y revelaciones que Charter Oak Health Center está permitido a hacer por cada uno de los tratamientos, pagos y operaciones de atención médica. La descripción debe incluir detalles suficientes para colocar a la persona en la notificación de los usos permitidos, requeridos y revelaciones.
      • Una descripción de cada uno de los fines para los cuales Charter Oak Health Center está permitido o requerido para utilizar o divulgar su PHI sin autorización de la persona. La descripción debe incluir detalles suficientes para colocar a la persona en la notificación de los usos permitidos o requeridos y revelaciones.
      • Una declaración que refleje cualquier ley estatal que regula el uso o divulgación de PHI más estrictos que los requisitos federales.
      • Declaración relativa a los usos y revelaciones: (A) de las notas de psicoterapia (si la entidad cubierta mantiene las notas de psicoterapia), (B) con fines de comercialización, y (C) para la venta de la IPS se harán sólo con la del individuo autorización.
      • Una declaración de que otros usos y revelaciones no descritos en la notificación se hará sólo con la autorización escrita del individuo y que el individuo puede revocar dicha autorización en cualquier momento.
    • Las Declaraciones Separadas Para Ciertos Usos o Divulgaciones. Si Charter Oak Health Center tiene la intención de participar en la recaudación de fondos, la notificación debe incluir una declaración por separado informar a la persona de las actividades de recaudación de fondos Charter Oak Health Center, que el Centro de Charter Oak Salud puede contactar a la persona para recaudar fondos para el Centro de Salud Charter Oak, y que el individuo tiene el derecho a optar por no recibir dichas comunicaciones. Charter Oak Health Center no puede condicionar el tratamiento o el pago de la elección del individuo con respecto a la recepción de comunicaciones para recaudar fondos.
    • Derechos Individuales. La notificación debe contener una declaración de los derechos del individuo con respecto a su PHI y una breve descripción de cómo el individuo puede ejercer estos derechos, como sigue:
      • El derecho a solicitar restricciones sobre ciertos usos y divulgaciones de su PHI, incluyendo una declaración de que Charter Oak Health Center no está obligado a aceptar la restricción, a menos que la restricción se refiere a la solicitud de un individuo para restringir la divulgación de su PHI a la persona a un plan de salud si: (A) la divulgación es con el propósito de llevar a cabo las operaciones de pago o de atención de la salud y no es que sea requerido por la ley, y (B) el PHI se refiere únicamente a un artículo de cuidado de salud o servicio para el que el individuo, o persona distinta del plan de salud por parte del individuo, ha pagado el Centro de Salud de Charter Oak de su bolsillo y en su totalidad.
      • El derecho a recibir comunicaciones sobre Información Medica Protegida (PHI).
      • El derecho a inspeccionar y copiar su Información Medica Protegida (PHI).
      • El derecho de enmendar Información Medica Protegida (PHI).
      • El derecho a recibir un informe de las divulgaciones de Información Medica Protegida (PHI).
      • El derecho a obtener una copia impresa de la notificación del Charter Oak Health Center, bajo petición.
      • El derecho a solicitar la transmisión de Información Medica Protegida de forma electrónica.
    • Charter Oak Health Center Deberes. El aviso debe contener cada uno de los siguientes:
      • Una declaración de que Charter Oak Health Center requiere a por ley mantener la privacidad de la información médica, para proporcionar a las personas con conocimiento de las obligaciones legales Charter Oak Health Center y prácticas de privacidad con respecto a Información Medica Protegida (PHI), y notificar a las personas afectadas a raíz de una violación de Información Medica Protegida (PHI) no segura.
      • Una declaración de que Charter Oak Health Center requiere cumplir con los términos del aviso actualmente en vigor.
      • Una declaración de que Charter Oak Health Center se reserva el derecho a modificar los términos de su notificación y de que las disposiciones del nuevo aviso eficaz para toda la PHI que mantenga. Como privacidad Charter Oak Health Center cambian las prácticas, la notificación debe ser revisado en consecuencia.
    • Quejas. El aviso deberá contener una declaración de que los individuos pueden quejarse con el Oficial de Privacidad de Charter Oak Health Center y con el Secretario si creen que sus derechos han sido violados. Esto debe incluir una breve descripción de cómo el individuo puede presentar una queja ante el Centro de Salud de Charter Oak, y una declaración de que el Centro de Salud de Charter Oak no tomará represalias contra el individuo por presentar una queja.
    • Contacto. La notificación debe contener el nombre o título, y el número de teléfono de una persona o de la oficina de contacto para obtener más información.
    • Fecha de Vigencia. El aviso debe contener fecha en que la notificación es el primero en efecto, que no podrá ser anterior a la fecha en la que se imprima la notificación o publicación de otra manera.
  2. Elementos de Aviso Opcional. Si Charter Oak Health Center opta por limitar el uso o divulgación que se le permite hacer, Charter Oak Health Center puede describir sus usos más limitados o revelaciones en su advertencia. Charter Oak Health Center no podrá incluir en el aviso una limitación que afecta a su derecho de hacer lo siguiente:
    Hacer un uso o revelación como lo exige la ley; o
    Para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente a la salud o seguridad de una persona o del público.

Las Revisiones del Aviso. Charter Oak Health Center inmediatamente debe revisar y distribuir su anuncio cada vez que hay un cambio importante en los usos o revelaciones, los derechos de la persona, los derechos de Charter Oak Health Center u otras prácticas de privacidad establecidas en la convocatoria. Excepto cuando sea requerido por la ley, un cambio importante en alguno de los términos de la notificación no puede ser implementado antes de que notificación revisada entre en vigor.

Proporcionar Aviso. Charter Oak Health Center debe proporcionar el aviso a cualquier persona que lo solicite. El personal del centro de salud de Charter Oak Health Center tiene una relación directa con el tratamiento de una persona y deberá:
• Dar aviso antes de la fecha de la primera prestación de servicios, incluidos los servicios por vía electrónica.
• Proveer aviso tan pronto como sea razonablemente posible después de un tratamiento de emergencia.

Disponibilidad de Aviso. Una copia de el aviso debe:
• Estar disponible en un lugar de Charter Oak Health Center, donde se prestan los servicios que las personas pueden tomar, y
• Colocarse en un lugar claro y destacado para que las personas leer.

Requerimientos Específicos Sobre Aviso Electrónico. Si Charter Oak Health Center mantiene un sitio en la red electrónica sobre los beneficios y servicios disponibles para los clientes del mismo; deberá publicar su anuncio en dicha red y hacer que el aviso este en formato electrónico a través de la red. Charter Oak Health Center puede proporcionar la notificación requerida por esta sección a un individuo por correo electrónico, si la persona está de acuerdo a un aviso electrónico y que dicho acuerdo no haiga sido retirado. Si Charter Oak Health Center sabe que la transmisión de correo electrónico ha fracasado, una copia de la notificación se hará a la persona.

Documentación. La entidad cubierta debe documentar el cumplimiento con el requisito de la notificación conservan copias de los avisos emitidos por la entidad cubierta.